Trong doanh nghiệp có 4 cách đóng dấu (hình thức đóng dấu) mỗi hình thức có cách sử dụng khác nhau. Nên trước khi đóng dấu vào hóa đơn giấy tờ thì bạn cần lưu ý những điều dưới đây.
Những lưu ý khi đóng dấu trên hóa đơn, giấy tờ
– Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu lên 1/3 chữ ký.
– Đóng dấu treo: Đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng, bên trái, đóng lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị (Bạn là kế toán bạn có thể gặp trường hợp này khi xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn).
– Đóng dấu giáp lai: bản thân chữ giáp lai đã nói lên cách đóng dấu, đóng dấu giáp lai là đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, v.v…) lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh bị đánh tráo các trang nội dung. Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp (hình dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu. (Ví dụ: Khi bạn bán hàng hóa kèm theo bảng kê do lượng mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn. Trường hợp này bạn cần đóng dấu giáp lai lên hóa đơn và các tờ của bảng kê hàng hóa)
– Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh: đóng dấu lên dòng, hoặc chữ hoặc cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh.
Lưu ý: Trong 4 cách đóng dấu trên thì 3 cách đầu là phổ biến nhất, tuy nhiên thì hầu hết các bạn nếu là sinh viên, hay mới ra trường thì chỉ biết mỗi cách đóng dấu thứ nhất. Bạn hãy cập nhật ngay.
Cách để đóng một con dấu đẹp
Ngoài những hình thức đóng dấu trên thì hiện nay còn có nhiều hình thức khác như: Dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật, khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), dấu “Đã thu tiền”, dấu “chữ ký”… Những cách đóng dấu này thì không được nhà nước quản lý và hướng dẫn cụ thể, nhưng bạn cũng nên tìm hiểu xem nó được sử dụng trong những trường hợp nào nhé
Cách đóng dấu chuẩn đẹp
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
Trên đây là những lưu ý cho quý khách hàng hay những ai đang muốn tìm hiểu về cách đóng dấu chuẩn theo đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra quý khách hàng có thắc mắc hay nhu cầu làm con dấu bền, đẹp thì vui lòng liên hệ tới An Khánh qua holine: 0975.686.270 để được tư vấn miễn phí nhé.
Hoặc hotline: 0975.686.270 – 094.384.7064
Địa chỉ:193 Phúc Diễn, TDP Số 2, Xuân Phương, Từ Liêm, Hà Nội
Để được tư vấn cũng như giải đáp miễn phí nhé
