Hầu hết các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng con dấu. Để hỗ trợ công việc được nhanh chóng và hiệu quả hơn. Dù được sử dụng con dấu rất thường xuyên nhưng không phải cá nhân, doanh nghiệp nào hiểu được cách quản lý và sử dụng con dấu. Vậy cùng An Khánh tìm hiểu cách thức đóng dấu chuẩn mực trên các văn bản nhé.
Quy định về đóng dấu trên văn bản
Con dấu đối với các cơ quan, doanh nghiệp là một vật dụng không thể thiếu trong quá trình hoạt động: dấu pháp nhân (hay còn gọi là dấu tròn) là đại diện tính pháp lý cho đơn vị, dấu chức danh để thể hiện vị trí quản lý của người đó… và rất nhiều con dấu khác. Con dấu đại diện đảm bảo về tính pháp lý không chỉ nhằm giúp nhà nước có phương pháp quản lý tốt nhất mà còn là công cụ ràng buộc các giao kết bằng văn bản giữa các cơ quan, công ty, doanh nghiệp hay cá nhân với nhau.
Mặc dù được sử dụng một cách rất thường xuyên, đặc biệt là đối với các đơn vị cơ quan lớn, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được cách quản lý và sử dụng con dấu hay cách thức đóng dấu văn bản sao cho đúng và chuẩn mực nhất. Nghị định 96/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu tại điều 24 về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu.
Xem thêm:
3 cách thức đóng dấu chuẩn mực trên các văn bản
Tuy nhiên văn bản lại không thể hiện cụ thể phương thức đóng dấu như thế nào là “đúng quy định pháp luật”. Lại phụ thuộc vào quy định của các ban chuyên môn khiến dẫn tới tình trạng các doanh nghiệp khó có thể đóng dấu theo đúng quy chuẩn. Đó chính là lý do khắc dấu An Khánh xin chia sẻ nội dung bài viết về cách thức đóng dấu và hướng dẫn quan trọng này với tiêu chí giúp người đọc hiểu cách đóng dấu trên các loại văn bản, hóa đơn đỏ VAT, hợp đồng như: dấu treo, dấu giáp lai, dấu chữ kí…
Cách thức đóng dấu treo
Đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Trên thực tế, một số cơ quan đồng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn tài chính. Việc đóng dầu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.
Cách đóng dấu lên trên chữ kí trong văn bản
Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng chèn lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mục dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Cách thức đóng dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai là việc dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồm nhiều tờ. Liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.
Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang. Ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Đối với hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì có thể chia ra. Đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp.
Cụ thể việc đóng dấu giáp lai áp dụng như sau:
Áp dụng với các văn bản có từ 2 trang trở lên khi in 1 mặt. Hay 3 trang trở lên đối với bản in 2 mặt. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải hoặc mép của văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy.
Dịch vụ khắc dấu hoàn hảo
Là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực khắc dấu giá rẻ, chuyên khắc con dấu chất lượng mà giá rẻ nhất trên thị trường. Với tiêu chí luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu. Giao dấu chất lượng chính hãng cho khách hàng. Chúng tôi luôn nhận khắc dấu theo yêu cầu của khách hàng.
Công nghệ khắc dấu laser hiện đại có thể khắc con dấu chất lượng tốt nhất, với đường nét sắc nét, tinh tế, có thể khắc được cả những hình ảnh phức tạp, có độ khó cao. Ưu điểm nổi bật công nghệ này là tốc độ khắc siêu nhanh, và độ chuẩn xác từng đường nét con dấu lên đến 99%.
Khách hàng có nhu cầu khắc dấu xin vui lòng liên hệ tới An Khánh, hay gửi nội dung mẫu dẫu cần khắc qua địa chỉ email: khacdauankhanh@gmail.com, sau khi nhận được phản hồi của quý khách hàng, đội ngũ nhân viên tiến hành khắc dấu và giao dấu ngay trong ngày cho khách hàng.
LIÊN HỆ ĐẶT HÀNG CHO CHÚNG TÔI QUA
hotline: 0975.686.270 – 094.384.7064
Địa chỉ:193 Phúc Diễn, TDP Số 2, Xuân Phương, Từ Liêm, Hà Nội
Để được tư vấn cũng như giải đáp miễn phí nhé
